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Schritt 1: Zeitprotokoll anlegen
Wenn du einen Überblick über deinen tatsächlichen Zeitverbrauch bekommen willst, solltest du ein Zeitprotokoll über den Zeitraum von einer Woche anlegen. In diesem Zeitprotokoll führst du alle Aktivitäten vom Aufstehen bis zur Nachtruhe auf.
Anschließend kannst du ähnliche oder gleiche Aktivitäten mit der gleichen Farbe markieren und die dafür verwendete Zeit berechnen.
Umrahme dabei die „Trödelzeiten" mit schwarz.
Schritt 2: Zeitprotokoll analysieren
Stell dir nun die Frage, ob du weiterhin bereit bist, für bestimmte Aktivitäten so viel Zeit zu verwenden oder die Aktivitäten in einem anderen bzw. neuen Zeitrahmen festlegen willst.
Überlege dir weiterhin, ob du die schwarzen „Trödelzeiten" reduzieren oder ganz streichen kannst. Dadurch wird Zeit frei!
Schritt 3: Zeit planen in Tagesplänen
Lege nun Tagespläne an, in welchen du die Zeit straff planst. Hierfür solltest du dir jeden Morgen 10 Minuten Zeit nehmen (eventuell nach dem Frühstück!).
Schritt 4: Zeit planen in Wochenplänen
Nachdem du die Durchführung von Tagesplänen im Griff hast, kannst du auch Wochenpläne strukturieren.
Arbeite in die Wochenpläne nun auch die Dringlichkeitsstufen ein:
Farbe Rot: Sehr wichtig und dringend zu erledigen
Farbe Blau: Im Augenblick nicht ganz so wichtig
Farbe Grün: Müssen täglich erledigt werden und gehören in den Tagesablauf!
Tipp:
Plane in Blöcken, d.h. fasse ähnliche oder gleiche Aktivitäten in Blöcke zusammen.
Bsp: Wenn du 5 Anrufe erledigen sollst, erledigst du diese alle hintereinander. So sparst du Zeit. Die späteren Aufgaben werden dadurch nicht unterbrochen.
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